大分類

0　経営

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(経営)

学校に関する法律、学則通達等で事務処理の基準となるべき文書(中分類により分冊可)

永

継続

1

学校沿革誌

永

継続

2

校内規程

校内規約、規程

5

継続

3

関係団体規約

教育会館、教育研究会、学生協、教育センター等

5

継続

2　組織

1

職員名簿

職員調

5

2

校務分掌表

1

3

学級編成表

5

4

防災

防災、消防計画、防火管理者届、防災緊急連絡網

5

5

児童・生徒名簿

学年、学級等

5

6

外郭団体規約

PTA、後援会、同窓会等の理事以上の名簿

5

3　運営

1

学校経営書

学校経営書、要覧

3

2

学校日誌

5

3

事務引継書

校長及び職員の事務引継書、校長事務引継完了届

5

4

定期監査・検査

監査計画書、執行通知、監査調書、資料、監査結果

5

継続

5

会議録

職員会議、及び企画(運営)、就学指導、給食、保健、生徒指導、委員会等補助機関としておく委員会の記録

3

4　行事

1

学校訪問

市町村教育委員会、事務所等(管理、指導)

1

2

行事届

授業日変更届、休業届、年間行事予定表、実施届計画書

1

3

式典

創立記念式典、竣工式等

5

継続

5　渉外

1

PTA

県、郡、市町村PTA・校内

3

2

社会教育

家庭教育学級、父親学級、ふるさと学級

3

3

青少年健全育成

3

4

教育会館

1

5

教育研究会

1

6

小・中体連

1

7

その他各種団体

1

19　雑

99

雑(経営)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

1　庶務

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(庶務)

庶務に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　文書

1

文書の手引書

文書の手引書、処理通知

5

継続

2

公文書開示

5

3

文書収発簿

1

4

保存文書廃棄簿

1

3　調査

1

学校基本調査

学校基本調査(学校調査、卒業後の状況調査)

5

2

地方教育費調査

5

3

指定統計

学校教員統計

学校保健統計調査、学校設備調査

5

4

その他の調査統計

学校沿革調査

保護者が支出した教育費調査

5

5

調査統計資料

説明書、調査資料

1

4　就学援助

1

就学援助等の手引書

就学援助、就学奨励の手引書、処理通知

5

継続

2

要・準用保護世帯票

5

継続

3

就学援助

校外活動・給食実績報告書、校外活動会計証拠書類、医療券交付申請書、認定者名簿

5

4

就学援助支給明細書

支給明細書、支給決定通知書、領収書、委任状

5

5

特学奨励

校外活動・給食実績報告書、その他申請書、認定者名簿

5

6

特学奨励支給明細書

支給明細書、支給決定通知書、領収書、委任状

5

5　証明

1

職員諸証明

在職証明書

1

2

通学証明書

児童・生徒通学証明書

1

3

児童・生徒諸証明

在学証明書、卒業証明書、成績証明書

1

4

児童・生徒身分証明書

身分証明書発行台帳、再交付願

1

5

学割

交付願

1

19　雑

99

雑(庶務)

内容が軽易であり、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

2　教務

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(教務)

教務に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　教務

1

教務の手引書

処理通知、手引書、記入要領

5

継続

2

教育課程

年間授業計画表、教育課程編成表、授業時数表、日課表

5

3

指導計画書

年間指導計画、学年学級経営案

5

4

成績一覧表

学期、年度成績一覧表

5

5

教育実習

1

6

1日入学

新入学児童生徒の1日入学説明会の実施要領、説明資料等

1

7

受賞者名簿

5

8

役員名簿

学級委員、児童会、生徒会

1

9

教務・各教科等諸調査

教務・各教科領域調査・報告

教科等実態調査、特殊学級経営調査、教育工学に関する調査

1

3　学籍

1

学籍関係手引書

出席簿取扱要領、児童・生徒指導要録の記入要領、処理通知

5

継続

2

指導要録

児童・生徒指導要録(指導に関する記録)、その写(抄本)

5

3

指導要録抄本

児童生徒在学期間

中学校―小学校分

3

4

出席簿

5

5

入学者名簿

入学者名簿、学齢児童・生徒の転出入通知書

5

6

就学事務

就学事務に関する往復文書、出席督促、卒業児童・生徒報告、住所変更、保護者の変更に関する文書

5

7

転出入学通知書

転出入学関係書類、区域外就学、海外転出入学関係書類、その他児童・生徒の転出入に関する文書

5

8

学籍関係報告・調査

月例報告等

5

4　卒業

1

卒業証書授与台帳

卒業証書発行控(卒業生名簿)

永

継続

2

卒業記念目録

5

継続

3

卒業アルバム

永

5　教科書

1

教科書関係手引書

教科書採択事務取扱要領、処理通知

5

継続

2

無償給与

教科用図書納入指示書、同受領証、同受領報告書控、同受領証明書控、給与証明書控、給与児童生徒名簿、教科用図書配当表、教科書需要票

5

3

準教科書

準教科書使用承認書、副読本等使用届

5

6　行事

1

儀式的行事

入学式、卒業式等儀式行事の計画書、案内状、名簿

1

2

遠足集団宿泊的行事

遠足・修学旅行等の計画書、届及び往復文書、保護者への文書、しおり

1

3

学芸的行事

学芸的行事の計画書、案内状、名簿

1

4

健康安全体育的行事

運動会・体育祭等健康安全体育的行事の計画書、案内状、名簿

1

5

勤労生産奉仕的行事

勤労生産奉仕的行事の計画書、案内状、名簿

1

7　教科等指導

1

教科指導

指導に関する文書、資料

1

2

道徳指導

〃

1

3

学級指導

〃

1

4

児童会・生徒会

〃

1

5

クラブ活動

〃

1

6

養護教育

〃

1

7

人権教育指導

〃

1

8

国際理解指導

〃

1

9

保健指導

〃

1

10

給食指導

〃

1

11

視聴覚指導

〃

1

12

清掃指導

〃

1

13

環境教育指導

〃

1

14

生涯学習指導

〃

1

15

情報教育指導

〃

1

16

部活指導

〃

1

17

その他の指導

〃

1

8　生徒指導

1

校則、通知

校則、通知文書

5

継続

2

児童生徒個票

児童生徒環境調査、家庭状況調査

3

3

児童生徒写真台帳

学年、学級、個人写真台帳

5

4

事故報告

児童生徒事故報告

1

5

生徒指導報告・調査

生徒指導関係報告・調査

1

6

長期休業中指導

長期休業中の注意事項等

1

7

通学安全指導

自転車許可、自転車保険、通学路等

1

8

教育相談

1

9

防災指導

1

10

青少年団体加入参加

ボランティア、ボーイスカウト等活動申請等

1

11

会議録

生徒指導連絡協議会、中高連絡協議会、地域連絡協議会

PTA校外補導等

1

9　進路指導

1

進路指導の手引書

進路の手引、処理通知

5

2

進路指導

学校説明会、職場見学、進路希望

1

3

検査・テスト

適性検査、模試、面接

1

4

進路調査統計・報告

職安調査等進路関係調査、進路希望調査

1

5

就職求人票

会社側求人票

1

6

就職調査書

1

7

進学調査書

1

8

進学推薦書

1

9

就職・進学先一覧表

1

10　研修

1

校内研修

校内研修、研究推進委員会、講師派遣願

3

2

研究授業指導案

1

3

研修資料

1

4

初任者研修

初任者研修計画書、報告書、関係文書

5

5

官制研修

内地留学、官制研修

5

11　図書

1

図書管理

図書館(室)の管理運営に関すること、図書選定

5

2

図書台帳

永

継続

3

調査統計

利用統計、蔵書状況調査等

5

4

図書館活動

利用の手引、読書感想文、読書会、図書だより、図書委員会

1

5

図書委員会

児童・生徒図書委員会

1

12　奨学金

1

日本育英会

5

2

静岡県育英会

5

3

交通遺児育英会

5

4

奨学金

市町村育英会、その他奨学金

5

19　雑

99

雑(教務)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの

(中分類により分冊可)

1

大分類

3　保健

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(保健)

保健に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　児童・生徒健康管理

1

保健関係手引書

学校保健実務の手引、処理通知

5

継続

2

学校医執務記録簿

5

3

保健日誌

5

4

児童生徒健康診断票

5

5

健康管理

年間計画及び報告書、日程(予防接種、レントゲン、健康診断)

1

6

児童生徒健康管理票

既往症、アレルギー、保険証写し等個人記録

3

7

出席停止

児童生徒出席停止

5

8

就学時健康診断

3

9

諸検査結果・記録

諸検査結果(体格、疾病、尿、ぎょう虫、心電図等)

5

10

学校保健委員会

5

11

薬品管理簿

1

12

保健関係調査・報告

5

13

プール管理日誌

1

3　日本スポーツ振興センター

1

センター手引書

センター事務の手引、処理通知

5

継続

2

災害報告書

災害報告書、支払通知書、領収書

5

19　雑

99

雑(保健)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

4　給食

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(給食)

給食に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

継続

2　給食

1

給食関係手引書

給食事務の手引書、処理通知

5

継続

2

給食施設設備台帳

永

継続

3

給食日誌

検食日誌、給食日誌

5

4

栄養日誌

献立表、日計表、栄養計算等

1

5

給食管理

年間計画、実施計画書

1

6

契約書・申請書

物資売買契約書、牛乳事務委託契約承認申請

供給申請書(米穀・小麦粉・脱脂粉乳)

5

7

給食関係調査・報告

給食関係調査統計

5

8

衛生管理

保菌検査、細菌検査、日常点検

5

19　雑

99

雑(給食)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

5　人事

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(人事)

人事に関する法律、条例、規則、通達等事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　任免

1

人事内申

意見具申、主任報告書、臨時任用関係書類、等人事内申関係書類

5

2

辞令写

永

継続

3

履歴書

永

継続

4

旧職員履歴書

永

継続

5

免許

免許状申請書、免許教科外申請書、臨時免許状申請書

5

6

人事データ手引書

人事事務処理システムデータ作成の手引、コード表

5

継続

7

人事データ

データ表

1

8

表彰・叙勲

叙勲、功積調書等

永

継続

9

諸届(願)

着任届、履歴事項等変更届、出張届等

1

10

職員事故報告

5

11

異動書類送付書

1

3　服務

1

勤務時間の割振

勤務時間の割振承認申請書、勤務時間の割振実施届

一斉休憩除外許可申請書

5

2

出勤簿

5

3

週休日の指定簿

週休日の指定簿、変更簿

2

4

復命書

5

5

休職・復職

休職・復職等に関する願い、内申報告

5

6

育児休業

5

7

時間外・休日勤務命令簿

5

8

年次有給休暇簿

5

9

特別休暇承認願

5

10

義務免

義務免、リフレッシュ

5

11

研修

5

4　給与

1

給与関係手引書

認定事務の手引、給与コード表、給与関係事務処理要領

給与関係等運用通知集、児童手当手引書、処理通知

5

継続

2

給与改正

5

3

給与個票

4

給与支給明細書

5

5

給与減額整理簿

5

6

人事給与個人別明細書

5

7

昇給

普通昇給調書、特別昇給調書、昇給関係文書

昇給決定通知書、給与切替調書、復元調書

5

8

給料の調整額

5

9

扶養手当

扶養親族届、認定簿、証拠書類、確認資料

5

継続

10

通勤手当

通勤届、認定簿、非課税限度額届、確認資料

5

継続

11

住居手当

住居届、認定簿、証拠書類、確認資料

継続

12

特殊勤務手当

多学年担当手当支給者認定申請書、特殊勤務実績簿、大会要領

5

13

管理職特別勤務手当

5

14

へき地手当

5

15

単身赴任届

単身赴任届、証拠書類、通勤距離・交通距離等調査表

5

16

寒冷地手当

5

17

初任者研修勤実績簿

勤務実績簿、給与計算書、非常勤講師任用給与簿、関係文書

5

18

退職手当

退職手当請求書、決定通知書

5

19

児童手当

児童手当認定請求書、児童手当受給者台帳

5

継続

20

給与振込関係

給与振込申出書、校内控除書類、総合振込依頼書

5

21

義務教育費決算資料

5

22

教員給与実態調査

5

23

給与関係報告・調査

5

24

電算入力資料

電算入力資料、家族データ、期末勤勉手当異率報告書等

1

5　所得税

1

所得税

所得税関係

年末調整照合資料、非常勤講師の年末調整に関する書類

5

2

扶養控除申告書

扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書

5

3

保険料控除申告書

保険料控除申告書、住宅所得等特別控除申告書

5

4

県・市町村民税

県・市町村民税に係る特別徴収義務者通知書、異動届出書、住民税変更通知書

5

6　旅費

1

旅費の手引書

旅費の手引、速算表、運賃表、処理通知

5

継続

2

旅費予算照査簿

予算照査簿、予算配当書、予算経理状況調

5

3

旅行命令兼旅費請求書

請求書、証拠書類(旅費実費証明書)、委任状

5

4

旅費報告・調査

旅費支出額調、旅費所要額調

1

5

旅費資料

会合開催文書等、自家用車の公務使用関係、先方負担県外出張資料、旅費の口座振込等

1

19　雑

99

雑(旅費)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

6　福利厚生

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(福利厚生)

福利厚生、災害補償に関する法律、条例、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　福利厚生

1

福利厚生の手引書

共済事務の手引、互助組合給付請求書の記入例、互助組合事務連絡会のしおり、処理通知

5

継続

2

組合員短期原票

組合員短期原票、組合員台帳

5

継続

3

共済・互助貸付金内訳書

5

4

共済・互助請求給付

共済・互助給付金決定兼送金通知書、給付請求書控・口座登録申出書

5

5

共済・互助諸届

共済・互助諸届、組合員証の検認関係書類

2

6

共済・互助貸付

共済・互助貸付金申込書控、貸付決定通知書

1

7

退職年金

共済・互助退職関係書類

3

8

財形貯蓄

一般財形・財形住宅・財形年金控除預入、控除額変更申込書等

5

継続

9

ファミリー年金

1

10

社会保険

健康保険、厚生年金、雇用保険

5

3　職員健康管理

1

職員健康管理

健康診断記録簿、生活習慣病検診、人間ドック、指定年齢検診

5

2

労働安全衛生委員会

規約、記録簿、採光、照度等に関する文書

5

4　公務災害

1

公務災害の手引書

公務災害等請求の手引、処理通知

5

継続

2

公務災害

通勤災害を含む

5

19　雑

99

雑(福利厚生)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

大分類

7　経理

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(経理)

経理に関する条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　市町村費

1

市町村会計手引書

会計手引書、処理通知

5

2

予算書・決算書

予算書・補正予算配当書、決算書

5

3

契約書

リース契約書等

5

4

予算執行

支出伝票、歳出執行状況表、予算差引き

5

5

物品購入伺(支出調書)

支出に関する稟議書(支出調書)、校内稟議書

5

6

補助金

市町村補助金、通学費

5

7

交付金

5

8

郵券受払簿

1

9

公用車

公用車使用簿、日報、保険、日常点検簿等

1

10

予算要求書

予算要求調書、補正予算調書、見積書、資料、予算編成方針

5

3　学校徴収金

1

学校徴収金手引書

手引書、処理通知

5

継続

2

契約書

金融機関との契約書

5

3

口座振替依頼書

4

徴収台帳

振替金明細書、振替金計画書

5

4　給食費

1

予算書・決算書

5

2

現金出納簿

3

収入調書

5

4

支出調書(領収書)

5

5

給食会計の手引

5

5　PTA

1

予算書・決算書

5

2

現金出納簿

5

3

収入調書

5

4

支出調書(領収書)

5

5

PTA会計の手引

5

6　学年会計

1

現金出納簿

5

2

収入調書

5

3

支出調書(領収書)

予算書・決算書(会計報告)

5

19　雑

99

雑(経理)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

以下学年会計に準ずる

大分類

8　管財

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1　総括

0

例規(管財)

管財に関する法律、条例、通達で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

継続

2　施設

1

施設台帳

校舎・体育館等設計図

永

継続

2

校舎建設関係

陳情書、建設資料

5

3

施設設備貸与簿

貸与簿、許可申請書

1

4

校内安全点検簿

1

3　備品

1

備品管理の手引書

備品管理事務の手引、処理通知

5

継続

2

備品台帳

備品台帳

5

継続

3

理科教育等設備台帳

5

継続

4

廃棄

不用品処理簿、備品廃棄届

5

5

寄附採納

寄附台帳、寄附申込書

5

6

保管転換

5

7

備品貸与簿

1

8

備品確認資料

備品点検分現有備品一覧表、年度末現有備品・廃棄備品一覧表

1

4　保安

1

学校警備

保守、点検書類、台帳

3

2

ボイラー

保守、点検書類、台帳

3

3

消防防災

消防設備、ガス、油、危険物の取扱検査書類、台帳

3

4

電気工作物

保守、点検、台帳

3

5

水質検査

受水槽、高架水槽、貯水槽、水道、プール

3

6

浄化槽

保守、点検書類、台帳

3

7

プール浄化装置

〃

3

8

非常通報装置

〃

3

9

その他の保安

遊具、散水設備、パソコン、エレベーター等　〃

3

5　事故報告

1

事故報告

学校災害報告、盗難届、亡失届

1

19　雑

99

雑(管財)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1