○西伊豆町文書事務取扱規程

平成22年3月31日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第17条)

第2章 文書の収受及び配布(第18条―第30条)

第3章 文書の処理(第31条)

第4章 起案、回議及び決裁(第32条―第36条)

第5章 文書の施行(第37条―第42条)

第6章 文書のファイリング及び保存(第43条―第53条)

第7章 補則(第54条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定め、もって文書の適正な管理及び事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。

(3) 課長 課の長をいう。

(4) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成にかかるものであることを示すものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) 総合行政ネットワーク 地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークをいう。

(7) LGWAN文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(8) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書を電磁的に処理及び管理するシステムをいう。

(9) ファイル 文書又は文書の集合体をいう。

(10) ファイルの完結 当該ファイルに対し、文書の追加又は差し替えをしなくなった状態をいう。

(11) ファイリング 文書をサプライ品に収納すること又は執務室等に整理することをいう。

(12) 保管 活用頻度の高い文書又はファイルを、主に執務室で管理することをいう。

(13) 保存 活用頻度の低下した文書又はファイルを、原則として保存箱に収納し、書庫で管理することをいう。

(14) 保存期間 ファイルの完結から廃棄するまでの期間をいう。

(文書管理システムの利用)

第3条 起案その他の文書等の処理については、原則として文書管理システムを利用するものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

(文書取扱いの基本)

第4条 事案の処理は、原則としてすべて文書によるものとする。

2 文書は、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、能率的かつ適正に処理しなければならない。

3 文書は、主管課長の指示を受けた場合又は許可を得た場合を除き、庁外に携行してはならない。

4 文書は、主管課長の許可を得た場合を除き、職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(文書の管理)

第5条 課長は、常に文書を整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2 職員は、文書を適正に管理するとともに、処理中の文書は常に所在を明らかにし、完結した文書はファイリングしなければならない。

3 職員は、文書とそれ以外のものを明確に区分しなければならない。

4 電子文書の管理に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書について電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

(文書の管理体制)

第6条 総務課長は、総括文書管理者として町における文書事務の取扱いについて総括する。

2 総括文書管理者の事務を補佐させるため、総務課内に文書管理者補佐を置く。

3 総括文書管理者補佐は、総務課長が任命する。

(主管課長の責務)

第7条 主管課長は、文書管理者として、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理し、課の文書事務が円滑に処理されるよう課員を指導しなければならない。

(文書取扱主任の設置及び職務)

第8条 課長の責にかかる文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、参事、主幹又は係長をもって充てる。ただし、特に課長が必要と認めたときは、他の者を指名することができる。

3 文書取扱主任は、課長の任命をもってこれに充てる。

4 文書取扱主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 未完結文書の追及に関すること。

(5) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(6) 完結文書の引継及び廃棄に関すること。

(7) その他文書の取扱い、整理、保管及び保存に関すること。

(左横書きの原則)

第9条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められたもの

(2) 他の官公署が特に様式を縦書きと定めたもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、総務課長が縦書きを要すると認めたもの

(文書の例式)

第10条 文書の例式及び配字等については、「静岡県文書事務の手引」の記述を準用するものとする。

(文書等の用事、用語等)

第11条 文字等の用事は、漢字、平仮名(外国の地名及び人名並びに外来語については、片仮名)及びアラビア数宇を用いるものとする。ただし、ローマ字を用いることが適当な場合その他特別な理由があると認められる場合については、この限りでない。

2 文書等の用語は、平易かつ簡明なものを用いるものとする。

3 文書等の文体は、口語体を用いるものとする。

(文書等に用いる漢字の範囲等)

第12条 文書等に用いる漢字の範囲、音訓の範囲及び字体は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)に定める字種、音訓及び通用字体によるものとする。ただし、固有名詞、専門用語等でこれにより難い特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。

2 文書等における仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)の定めるところによるものとする。

3 文書等における送り仮名の付け方は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の定めるところによるものとする。

4 文書等における外来語の表記は、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)の定めるところによるものとする。

5 文書等におけるローマ字のつづり方は、ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)の定めるところによるものとする。

(文書の種類)

第13条 文書の種類は、次に掲げるものとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの

(4) 訓令 所管の諸機関又は職員に対する職務執行上の基本的事項について命令するもの

(5) 通達 所管の諸機関又は職員に対し、法令の解釈及び運用の方法その他職務執行上の細目的事項について指示し、又は一定の行為を命じ、若しくは免ずるもの

(6) 指令 所属公署、団体、個人等に対し処分の意思を表示するもの

(文書の処理年度)

第14条 文書処理に関する年度区分は、別に定めのあるものを除き、法規文書、公示文書及び訓令並びに議案(以下「法規文書等」という。)にあっては1月1日から12月31日までとし、その他の文書にあっては4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、特に総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第15条 文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(1) 指令以外の令達文書は、その区分に応じ町名を冠し、総務課長が様式第1号による令達番号簿により、一連番号を付すこと。

(2) 指令文書は、その区分の上に町名及び課名の頭字を冠し、総務課長が様式第2号による文書件名簿により一連番号を付すこと。

(3) 前2号に掲げる文書以外の文書

 記号は、町名の頭字の次に総務課長が別に定める記号(以下「文書記号」という。)を加えたものとする。

 番号は、文書管理システムを利用して取得する。ただし、軽易な文書については番号を省略し、号外で処理することができる。

2 前項第3号に掲げる文書は、当該文書の内容にかかる事案の処理が完結するまでの間は、同一番号を用いるものとする。

(文書の発信者)

第16条 文書の発信者名は、文書の性質及び内容により、町長名、町名、副町長名、会計管理者名を用いる。ただし、軽易なもの又は内部的なものは、課長名、課名を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、第13条第1項第1号から第6号までに掲げる文書については、すべて町長名を用いるものとする。ただし、地方自治法第152条又は第153条の規定により職務代理又は臨時代理が行われる場合は、当該職務代理者名又臨時代理者名を用いるものとする。

(文書の日付)

第17条 文書の日付は、特に指示のあるものを除き施行の日を用いるものとする。

第2章 文書の収受及び配布

(収受)

第18条 役場に到達した文書、電子文書、金券、物品等(課に直接到着した文書を除く。)は、総務課において受領する。

(配布)

第19条 総務課は、受領した文書等を次に定めるところによりこれを取扱う。

(1) 普通文書(親展、電報及び秘文書を除く文書をいう。以下同じ。)は、開封し、主管課長に配布する。ただし、特に重要と認められる文書、要回答文書又は会合等文書については、主管課に配布する前に副町長、町長に供覧するものとする。

(2) 親展文書(「親展」、「機密」の表示のある書面及び図面をいう。)は、開封しないで様式第3号による受付印を押し名宛人に交付する。

(3) 電報(親展扱いを除く。)は、第1号の規定により取扱う。

(4) 書留郵便(親展扱いを除く。)は、開封し、様式第4号による書留授受簿に所要の事項を記載し、主管課長に配布する。

(5) 小包郵便物その他荷物は、開封し、主管課長に配布する。

(6) 訴訟、審査請求、その他収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入し、取扱者が押印しその封皮を添付する。

(7) 前条の規定により開封した文書に現金、金券及び有価証券(以下「金券」という。)が同封されている場合は、様式第5号による金券等送付簿に所要の事項を記載して会計管理者に回付し、その受領印を徴する。附属文書があるときは、余白に取扱者が押印しその封皮を添付する。

(課における収受)

第20条 主管課長は、総務課から配布された文書の余白に様式第3号による受付印を押し、担当者が文書管理システムに所要事項を登録する。ただし、請求書、報告書、領収書、届け書等軽易な文書又は主管課長が適当と認めた文書は、本文の手続の全部又は一部を省略することができる。

2 親展、書留、電報及び小包等名宛人が総務課より直接受領した文書のうち必要なものについては、受領後速やかに前項の規定により処理するものとする。

3 審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関する文書で、その到達の時刻を明らかにする必要のあるものは、受け取った職員において当該文書の余白に収受時刻を記載し、押印しなければならない。

4 記録媒体に記録された電子文書は、主管課において紙に出力し、第1項の規定により処理する。ただし、主管課長が電子文書の内容により判断し、許可した場合は、紙に出力せず文書管理システムを利用して収受できるものとする。

(電子メールの受信)

第21条 庁内ネットワークを使って主管課又は個人へ配信された電子文書は、主管課において紙に出力し、前条第1項の規定により処理する。ただし、主管課長が電子文書の内容を判断し、許可した場合は、紙に出力せず文書管理システムを利用して収受できるものとする。

(LGWAN文書の受信)

第22条 LGWAN文書を受信した場合は、総務課長が次に定めるところにより処理する。

(1) 受信したLGWAN文書の署名を検証すること。

(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(LGWAN文書の配布)

第23条 総務課長は、前条第2号の規定により受領通知を行った当該文書を紙に出力し、速やかに主管課の文書取扱主任に配布する。

2 前項の規定により配布する文書は、総務課長が適当と認めた場合は紙に出力せず、電子文書で配布できるものとする。

(LGWAN文書の収受)

第24条 主管課の文書取扱主任は、前条第1項の規定により配布を受けた当該文書を第20条第1項の規定の例により収受するものとする。

2 主管課の文書取扱主任は、前条第1項の規定により配布を受けた当該文書を、文書管理システムを利用して収受するものとする。

(収受上の注意)

第25条 主管課が直接受けた文書は、第20条第1項の規定により、主管課において収受する。

(窓口等の事務にかかる文書の収受)

第26条 窓口等において処理する事務にかかる各種申請書、届出書等で主管課において収受する必要のある文書については、前条の規定にかかわらず主管課において収受し、処理することができる。

(電話等による収受)

第27条 電話又は口頭により受理した事項で、重要又は異例のものは、様式第6号による聞取票に所要の事項を記載し、第20条第1項の規定により処理しなければならない。

(勤務時間外の収受)

第28条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、西伊豆町処務規則(平成18年西伊豆町規則第3号)の定めるところによる。

(郵便料金の不足又は未納の文書等)

第29条 郵便料金の不足又は未納の文書等は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを受領することができる。

(収受すべきでない文書等)

第30条 主管課長は、総務課長と協議の上、収受すべきでないものについては返送その他必要な処置をとらなければならない。

第3章 文書の処理

(文書の処理)

第31条 事務担当者は、文書の配布又は処理の指示を受けたときは、起案、供覧その他の方法により、これを処理しなければならない。

2 配布又は処理の指示を受けた文書で、他の課に関係するものは、速やかに関係課に回覧し、又はその写しを送付しなければならない。

3 第20条第4項第21条及び第24条第2項の規定により収受した電子文書については、文書管理システムを利用して処理するものとする。

第4章 起案、回議及び決裁

(起案)

第32条 文書の起案は、原則として文書管理システムを利用して作成することとし、様式第7号による起案用紙を用いて行うものとする。

2 前項の規定により作成した起案文書には、処理案及び起案理由を記載し、必要に応じて、根拠法令、関係文書その他の参考資料を添付するものとする。ただし、定例的又は軽易な事案は、その文書の余白又は欄外に朱書で立案し回議することができる。この場合、様式第8号による文書閲覧処理印を押し、その処理状況を明確にしておかなければならない。

(特別取扱の表示)

第33条 事案の処理上特殊な取扱いを必要とする文書を起案するときは、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を起案用紙の取扱区分欄に記載するものとする。

(1) 重要なもの 「重要」

(2) 至急回覧を求めるもの 「至急」

(3) 議会に付議すべきもの 「議案」

(4) 秘密を要するもの 「秘」

(合議)

第34条 起案文書又は供覧文書は、起案者から順次回議して主管課長の決裁又は閲覧後その事務に関係のある課に合議し、又は供覧してから副町長、町長の決裁又は閲覧を受け、職務に関係あるもの又は支出を伴うものは会計管理者の確認を受けなければならない。

2 他の課に合議した事項であってその事案に関し意見が合致しないときは、町長又は副町長が決定する。

3 次に掲げる事案は、総務課長に合議し、協議し、又は報告しなければならない。

(1) 町長の提出する条例案、規則案等の告示に関するもの

(2) 審査請求及び訴訟に関するもの

(3) 法令の解釈及び適用に関するもの

(4) 契約に関するもの

(5) 次年度以降負担となる計画等に関すること。

(6) 町の行事等日程に関すること。

(7) その他重要なもの

(合議した起案文書に変更があった場合の処理)

第35条 主管課長は、前条の規定により合議を経た案を改めようとするとき、決裁の趣旨が当初の起案と異なったとき、又は廃案となったときは、その旨を合議した課長に通知し、又は回示しなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

(決裁年月日の記録)

第36条 決裁が完了した起案文書は、事務担当者が直ちに決裁の年月日を記録しなければならない。

第5章 文書の施行

(施行期日)

第37条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、決裁において特定の日に施行する決定を受けたときは、その日に施行しなければならない。

(押印及び電子署名)

第38条 施行する文書には、公印を押さなければならない。

2 LGWAN電子文書交換システムにより発送する文書は、電子署名権限者に回付し、電子署名を付与するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、押印及び電子署名を省略することができる。

(1) 町の組織内部相互間の文書(特に重要なものを除く。)

(2) 外部に対して施行する軽易な文書

(3) 案内状、礼状等の書簡文書で押印しないことが通例であるもの

(4) 大量に発送する同一文書その他文書で、法的拘束力を持たない通知書、案内書及び依頼書のうち押印しなくても当該事務の執行に支障を及ぼさないもの

4 この規程に定めるもののほか、公印の使用については、西伊豆町公印規程(平成17年西伊豆町規則第5号)の定めるところによる。

(文書等の発送)

第39条 文書又は物品を発送しようとするときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 発送しようとする文書又は物品は、封筒又ははがきに送付先を記載し、様式第9号による発送依頼書に所要事項を記入し、午後2時までに総務課に回付すること。

(2) 総務課は、郵送、使送に区分し郵送は様式第10号による料金後納郵便物差出票に記入又は切手を貼布し即日郵送する。

(3) 総務課は、様式第11号による郵便切手・はがき受払簿を備え、常にその受払を明確にしておかなければならない。

(4) 使送する文書で重要な文書又は物品は、様式第12号による使送簿に所要事項を記載し、受領印を徴すること。

(電話又はファクシミリによる施行)

第40条 決裁文書を電話又はファクシミリで施行したときは、施行後、当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(電子メールによる施行)

第41条 電子メールにより文書を施行する場合であって、次に掲げるものについては、当該文書に暗号又はパスワードを設定しなければならない。

(1) 個人情報を含むもの

(2) 職務上秘密に属するもの

(3) その他文書の性質上、必要と思われるもの

(LGWAN文書の施行)

第42条 LGWAN文書を発信するときは、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより施行するものとする。

第6章 文書のファイリング及び保存

(文書の保存期間の設定方法及び種別)

第43条 文書の保存期間の設定方法は、次に定めるところによる。

(1) 法令、条例及び規則並びに要綱等により保存期間が定められている文書については、それをもって保存期間とする。

(2) 時効が完成するまでの期間、証拠として保有する必要がある文書については、法令に定める時効の期間を保存期間とする。

(3) 契約に関する文書で、かし担保責任が定められているものについては、その存続期間を保存期間とする。

(4) 土地及び建物等の権利を証する文書については、その権利が存続している期間終了後、その都度重要性に応じて保存期間を設定する。

(5) 許可、認可等をするための決裁文書は、当該許可、認可等の有効期限の日の翌年度から起算し、1年間保存するものとする。

2 前項各号に該当しない文書の保存期間については、その利用頻度及び重要性等を考慮した上で定め、その区分は次に掲げるものとする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

3 前項の適用については、別表に基づき決定するものとする。

(保存期間の起算)

第44条 完結ファイルの保存期間の起算は、会計年度によるものは翌年度の4月1日からとし、暦年によるものは翌年の1月1日からそれぞれ起算するものとする。

(分類基準)

第45条 文書及びファイルは、文書を適正に管理するため、事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に文書を分類する基準(以下「分類基準」という。)に従い、整理しなければならない。

2 分類基準は、総務課長が別に定め、必要に応じて変更することができるものとする。

(完結文書のファイリング)

第46条 完結文書は、次に掲げるところにより、ファイリング、保管及び保存しなければならない。

(1) ファイル作成方法は、次の3種のいずれかの方法によるものとする。

 年度毎ファイル

 案件ファイル

 常用ファイル

(2) 前号ア及びについては、会計年度により区分するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示及び議案の原本並びに会計年度によることが不適当と認められるものは、暦年により区分することができる。

(3) ファイルの大きさは日本工業規格A列4番とする。ただし、特別な場合はこの限りでない。

(ファイルの保管と登録)

第47条 活用頻度の高いファイルを執務室で保管する期間は、原則としてファイルを作成した年度及び翌年の2年間以内とする。

2 活用頻度の高いファイルの保管は、主管課執務室内の書庫又は什器に、原則として分類基準ごとに配架、配列するものとする。

3 ファイルは、必ず文書管理システムに登録しなければならない。ただし、保存期間が1年未満の簡易なものを除く。

4 執務室に保管するファイルは、ファイルタイトルラベルを作成し、ファイルに貼付しなければならない。

(ファイルの移管及び保存)

第48条 文書取扱主任は、毎年定期的に文書管理システムにより保管期間を経過したファイル一覧表を作成し、課員に書庫への移管を指示するものとする。

2 保管期間が満了したファイルは、ファイルごとに設定された保存期間に従い主管課において保存箱に収納し、書庫へ移管するものとする。

3 主管課長は、書庫で保存するファイルについて総務課長と協議し、承認を得た上で保存するものとする。

4 書庫へ移管するファイルのうち引き続き保管する必要があるものについては、原則として1年間、保管期間を延長することができるものとする。

5 保存箱には、課名、ファイルタイトル、作成年度、保存期間、廃棄年次、箱番号及び棚番号その他保存に必要な事項を表示しなければならない。

(書庫の管理)

第49条 書庫のうち共用書庫は総務課長、各課書庫は主管課長が管理する。

2 書庫として指定された場所は、常に整理し、ファイルを取り出しやすい状態にしなければならない。

3 書庫として指定された場所では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(書庫保存文書の利用)

第50条 書庫保存文書の検索は、文書管理システムによるものとする。

2 取り出したファイルは、利用後、速やかに所定の位置に返却しなければならない。

3 別に定めのあるものを除くほか、職員以外の者には保存文書の閲覧及び借用は認めない。ただし、主管課長において適当であると認めたものについては総務課長と協議の上、許可することができるものとする。

(ファイルの廃棄)

第51条 文書取扱主任は、毎年定期的に文書管理システムにより保存期間を経過したファイル一覧表を作成し、課員に廃棄を指示するものとする。

2 主管課長は、廃棄するファイルについて総務課長と協議し、承認を得た上で廃棄しなければならない。

3 主管課長は、保存期間を満了した文書のうち、歴史的価値があると認めたものについては教育長と協議し、その処置について指示を受けるものとする。

4 主管課長は、廃棄するファイルで秘密等に属するものは、裁断、溶解、焼却等適正な方法によって処分しなければならない。

(保存期間の延長)

第52条 主管課長は、前条の規定にかかわらず、保存期間が満了したファイルで引き続き保存する必要があるものについて、総務課長の承認を得た上で、原則として1年間、保存期間を延長することができる。

(文書管理システム内のデータの維持)

第53条 文書取扱主任は、移管、廃棄又は保存期間延長に伴い、文書管理システム内のファイルデータを常に更新又は削除し、適正な状態を維持しなければならない。

第7章 補則

(その他)

第54条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規程第3号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第43条関係)

保存期間区分

左欄の区分に属する文書

永年

1 条例、規則その他例規の制定又は改廃に関する文書

2 町の配置分合、改称、字区域及び境界等に関する文書

3 町議会の会議録及び議決書

4 町の沿革及び町史の資料となる歴史的な文書

5 町の総合計画、総合調整及び運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する文書

6 職員の任免及び賞罰に関する文書で重要なもの

7 財産の取得、変更及び処分に関する文書で重要なもの

8 寄付及び贈与の受納に関する文書で重要なもの

9 叙位、叙勲、褒章及び表彰に関する文書で重要なもの

10 許可、認可、契約等に関する文書で特に重要なもの

11 町施設の設置、変更及び廃止に関する文書

12 町施設に関する竣工図書及び官公庁提出資料

13 訴願、争訟、不服申立て等に関する文書で重要なもの

14 台帳及び原簿等で特に重要なもの

15 決算書

16 起債に関する文書で重要なもの

17 町が発行する重要な刊行物

18 その他永年保存の必要があると認められる文書

10年

1 訓令、告示、通達及び内規に関する文書で重要なもの

2 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

3 許可、認可、契約等に関する文書で重要なもの

4 台帳及び原簿で重要なもの

5 予算書

6 補助金及び交付金に関する文書で重要なもの

7 請願、陳情に関する文書

8 表彰に関する文書

9 統計、調査に関する文書で重要なもの

10 文書ファイルの廃棄の決定又は保存期間の変更に関する文書

11 その他10年間保存する必要があると認められる文書

5年

1 許可、認可、契約等に関する文書で比較的重要なもの

2 報告書及び届出書その他これらに類する文書で重要なもの

3 会計伝票

4 補助金、交付金に関する文書

5 要望等に関する文書

6 統計、調査に関する文書

7 寄付及び贈与の受納に関する文書

8 財務会計に関する帳票及び証拠書類

9 給与等に関する文書

10 臨時、嘱託職員の雇用に関する文書

11 その他3年を超えて保存する必要があると認められる文書

3年

1 許可、認可、契約等に関する文書で比較的軽易なもの

2 出勤簿、出張命令簿、時間外勤務命令簿等職員の勤務実態を証明する文書

3 予算、出納に関する軽易な文書

4 定期的な業務報告に関する文書

5 重要な復命書

6 照会、回答に関する文書

7 町の通知文書その他の往復文書

8 その他1年を超えて保存する必要があると認められる文書

1年

1 職員の服務に関する申請書、届出書等

2 照会、回答に関する文書で軽易なもの

3 庁内往復文書

4 当直日誌、運転日誌その他これに類するもの

5 軽易な復命書

6 会計上補助的な帳票で5年間保存する必要がないもの

7 調査資料等で重要でないもの

8 その他1年間保存する必要があると認められる文書

1年未満のもの

その他の文書で、1年間以上保存する必要がないと認められるもの

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西伊豆町文書事務取扱規程

平成22年3月31日 規程第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成22年3月31日 規程第1号
平成28年3月31日 規程第3号