○西伊豆町企業課処務規程

平成17年4月1日

企業管理規程第2号

目次

第1章 総則(第1条)

第2章 職員(第2条―第4条)

第3章 文書(第5条―第21条)

第4章 服務心得(第22条―第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 西伊豆町企業課における処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2章 職員

(担任事務)

第2条 課長は、上司の命を受けて所管の事務を掌理し所属職員を指揮監督する。

2 係長は上司の命を受けて職員の分担事務を定める。

(事務の専決)

第3条 課長は、別に定める事項を専決することができる。ただし、次の各号のいずれかに該当する事項は、上司の指揮を受けなければならない。

(1) 異例であると認められる事項に関すること。

(2) 先例となると認められる事項に関すること。

(3) 紛議若しくは論争があるもの又は将来その原因となると認められる事項に関すること。

(4) その他重要であると認められる事項に関すること。

(事務の代決)

第4条 文書等の決裁をする者が出張その他やむを得ない事情により不在であり、かつ、当該文書等の施行が急を要するときは、次の各号に掲げる区分によりそれぞれ当該各号に定める者が代って決裁することができる。

(1) 管理者が決裁者であるもの 課長

(2) 課長が決裁者であるもの 課長事務代決者

2 前項各号に定める場合においても、重要な事項及び異例若しくは疑義のあるものについては代決してはならない。ただし、あらかじめその処理について特に指示を受けたものについてはこの限りでない。

3 代決した書類等は、速やかに後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項についてはこの限りでない。

第3章 文書

(文書の管理)

第5条 企業課(以下「課」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書の整理期間)

第6条 文書の番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日をもって終る。

(文書の取扱いの原則)

第7条 文書の処理は、課長を経て管理者の決裁を受けなければならない。

2 文書は、正確にかつ迅速に取り扱い、配付を受けた担当者は、処理、保有等についてその責を負わなければならない。

(文書の収受及び配付)

第8条 係に到達した文書は、次の各号により配付しなければならない。

(1) 親展文書その他開封を不適当と認めるものは、開封しないで親展文書受付簿に登録し名あて人に配付し受領印を徴する。

(2) 書留文書は、書留文書受付簿に登録し、主管係に配付し受領印を徴する。

(3) 電報は、電報受付簿に登録し、直ちにあて先に配付し受領印を徴する。ただし、親展電報の場合は開封しないで電報受付簿に登録し第1号の例により取り扱うものとする。

(4) 現金、金券及び物品を添付した文書を受け付けたときは、金品受付簿に登録し主管係に配付し受領印を徴する。

(5) 前各号以外の文書を収受したときは、開封の上、文書の余白に受付年月日を記載し、文書受付簿に登録し係に配付する。

(6) 訴訟、異議申立て、入札及び見積書は、その収受の日時が権利の得失に関係のある文書は、その文書の余白に収受年月日、時刻を明記し取扱者が証印の上封管のあるものはこれを添えて係に配付しなければならない。

(文書の処理)

第9条 係長は、収受文書を直ちに査閲し処理しなければならない。ただし、重要なもの又は異例のものは、あらかじめ上司の指示を受けた後処理しなければならない。

(文書の起案)

第10条 文書の起案は、稟議用紙を用い、平易かつ明確に立案しなければならない。ただし、軽易なものは直に処理案を本書の余白又は欄外に記載することができる。

2 起案の主旨を説明する必要があるものは、その旨又は理由を付記しなければならない。

3 法規その他の事項を参考とする場合は、その全文又は要旨を抜すいして添付する。

第11条 原議又は回覧で特例の取扱いが必要なものは、上部欄外に重要、秘、親展、至急、書留、速達、電報はがき、例規等の表示をしなければならない。

2 稟議中機密を要するものは、課長又は係長若しくは起案者自ら携帯して決裁を受けなければならない。

第12条 稟議はその事務に関係ある課に合議又は回覧してから管理者に提出し決裁を受けなければならない。

第13条 他課に合議した事件でその処分案につき意見を異にし協議が整わない場合は、管理者の指揮を受けなければならない。

(文書の発信者)

第14条 文書の発信者は申請、指令等重要なものは管理者名を用い、その他一般文書は課名をもってすることができる。

(文書の発送)

第15条 文書又は物品の発送をしようとするときは、次の各号によらなければならない。

(1) 文書は、稟議書を付し課長に差し出し、管理者印又は課印の押印を受けなければならない。

(2) 郵便物をもって同一先に発送すべき文書は、1日分をとりまとめ同封して発送する。

(3) 第1号の規定による文書のうち、係員により送達する重要な文書又は物品は送達簿に記載して受領印を徴する。

(文書の整理)

第16条 文書は、常に整理して重要なものは非常災害時の保全に支障のないようあらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の編集)

第17条 完結した文書及び帳簿、台帳等(以下本章において「文書」という)は、課において整理編集する。

2 前項の編集は、一般文書、会計並びに予算及び決算に関するものは、すべて会計年度により区分する。ただし、多量の文書は適宜に区分し、又は少量の文書は数年を通じて編集することができる。

(保存期間)

第18条 文書の保存期間は、次の4種とする。

(1) 第1類 永久保存

(2) 第2類 10年間保存

(3) 第3類 5年間保存

(4) 第4類 1年間保存

2 保存期間は、処分完結の暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年4月1日から起算する。

3 保存期間の満了した文書であっても課長から要求があったとき、その他必要と認めるときは、保存期間を延長して保存しなければならない。

(類別区分)

第19条 前条第1項の規定による各類に属する文書の標準は、おおむね次のとおりとする。

第1類に属するもの

(1) 法令又は町の条例、規則その他例規に関するもの

(2) 所轄行政庁の令達、指令、通ちょうその他文書で重要なもの

(3) 契約書類で重要なもの

(4) 訴訟及び異議の申立てに関する文書で重要なもの

(5) 職員の任免、賞罰等の人事に関する文書で重要なもの

(6) 町議会に関係する文書で重要なもの

(7) 予算書、決算書及び会計諸帳簿で重要なもの

(8) 事業計画及び実施に関する文書で重要なもの

(9) 課の沿革の証拠となるもの

(10) 統計表で重要なもの

(11) 各種設計書で重要なもの

(12) 前各号のほか永久保存の必要があると認めるもの

第2類に属するもの

(1) 第1類に掲げる文書であって、永久保存の必要はないが10年間保存の必要があるとするもの

(2) その他10年間保存の必要があると認めるもの

第3類に属するもの

(1) 第1類及び第2類に掲げる文書で10年以上保存する必要はないが5年間保存の必要があるとするもの

(2) その他5年間保存の必要があると認めるもの

第4類に属するもの

一時の処理に関する書類その他1年間保存することを必要とするもの

(文書の保管)

第20条 文書の編集書目及び保存類別の当否を調査しその簿冊年度ごとに収蔵保管しなければならない。

(文書の閲覧)

第21条 収蔵文書は、職員公務に関する場合のほか閲覧することができない。ただし、課長の許可を得たときは、この限りでない。

第4章 服務心得

(出勤)

第22条 職員は、出勤したときは自ら出勤簿に押印してから事務に服さなければならない。

(早退)

第23条 職員は、早退しようとするときは上司に理由を告げ、その承認を得て自ら早退簿に記載しなければならない。

(遅刻)

第24条 職員は、出勤時間に遅れたときは、遅刻届簿によりその理由を上司に告げその承認を得なければならない。

(休暇)

第25条 職員は、休暇を受けようとするときは、あらかじめ期間を定めて年次休暇届簿又は特別休暇簿により上司の許可を受けなければならない。

2 急病、災害その他やむを得ない理由によりあらかじめ前項の手続をとることができないときは、とりあえず電話、電報、伝言等により連絡をとるときに遅滞なく前項による手続をとらなければならない。

3 私事の旅行をしようとするときは、あらかじめその理由、旅行先及び所要日数を記した願書を提出し、上司の許可を受けなければならない。許可を受けた者が病気、天災その他やむを得ない理由により許可日数を超えるときも同様とする。

(欠勤の届出)

第26条 病気その他の事故により出勤することができない者は、その理由とともに午前中に上司に届け出なければならない。

2 病気欠勤が1週間以上に及ぶときは、医師の診断書を添えて上司に届け出なければならない。

3 喪に服するときは、死亡者との関係及び死亡年月日を記入した上、上司に届け出なければならない。

第27条 欠勤の場合、担任事務中急施を要するものがあるときは、課長にその旨を申し出なければならない。

(休日等の出勤)

第28条 休日、日曜日又は勤務時間外に登庁し、又は退庁するときは、宿日直員に申し出た上、事務に服さなければならない。

2 日曜日、土曜日及び休日の勤務時間外勤務及び夜勤を要するときはあらかじめ時間外勤務命令簿に自ら記載しなければならない。

(住所又は改氏名等の届出)

第29条 職員は、転籍、転居、改氏名又はその身分に異動のあった日から7日以内にその届書を提出しなければならない。

第30条 職員は宅調のため文書を持ち帰ろうとするときはあらかじめ日時を定め上司の承認を受けなければならない。

(事務引継)

第31条 転職、免職又は休職を命ぜられた者は、辞令を受領した日から5日以内に担当事務の全部を引継目録により引き継ぎ、上司に報告しなければならない。

(勤務時間中の外出)

第32条 職員は、勤務時間中みだりに執務の場所を離れてはならない。

(文書の公開禁止)

第33条 文書は、上司の許可を得ないで他人にこれを示し、又はその写しを与えてはならない。

(身分証明書の携行)

第34条 職員は、職務の執行に当たっては常に身分証明書を所持しなければならない。

(非常事態)

第35条 災害その他非常事態の場合は、職員は、速やかに登庁し、上席者の指揮を受けなければならない。

(出張命令簿)

第36条 職員が出張を命ぜられたときは、その前日までに出張命令簿に上司の決裁を受けなければならない。ただし、管内出張の場合は、管内出張簿によることができる。

(出張中の事故)

第37条 職員は、出張中次の各号のいずれかに該当するときは、その事由を申し出て直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(1) 日程又は用務地を変更する必要があるとき。

(2) 病気その他の事故により執務することができなくなったとき。

(3) 天災事変等のため旅行を継続することができないとき。

(復命)

第38条 職員は、出張の用務が終って帰庁したときは、直ちに口頭で復命し、重要なものについては帰庁後速やかに復命書を提出しなければならない。ただし、上司に随行した場合又は用務が軽易な事項であると課長が認めた場合はこの限りでない。

附 則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

西伊豆町企業課処務規程

平成17年4月1日 企業管理規程第2号

(平成17年4月1日施行)