○西伊豆町立小中学校文書取扱要領

平成17年4月1日

教委要領第4号

(趣旨)

第1条 この要領は、西伊豆町立小中学校処務規程(平成17年西伊豆町教育委員会規程第2号)第6条の規定に基づき、西伊豆町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)の文書事務の適正かつ能率的な処理を図るため、別に定めるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 収受 学校に到達した文書を受領することをいう。

(2) 配付 文書を処理すべき担当者に引き渡すことをいう。

(3) 保管 文書を所属年度とよく年度1年間事務室等で管理することをいう。

(4) 保存 保管期間が満了した文書を書庫等一定の場所で管理することをいう。

(5) 親展文書等 親展文書及び秘密を要する文書をいう。

(6) 起案 事案の処理について決裁を受けるための原案を作成することをいう。

(7) 廃棄 保存期間が満了した文書を、適当な処理方法で廃棄することをいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書の取扱いは、すべて正確かつ迅速に行い、学校運営が円滑かつ効率的に処理されるようにしなければならない。

(文書取扱者)

第4条 校長は、学校に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、事務主任をもってこれを充てる。ただし、事務主任が置かれていない場合は校長が所属職員の中から指名する。

3 文書取扱者は、校長の指示を受けて、次に掲げる事務を総括する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) その他文書の取扱いに関すること。

(収受)

第5条 文書取扱者は、次に掲げる方法により、学校に到達した文書を直ちに処理しなければならない。

(1) 文書は、軽易なものを除き、その余白に受付印(様式第1号)を押印の上、収受番号を記入し、文書収発簿(様式第2号)に所要事項を記載すること。

(2) 文書収発簿に記載した文書は、当該文書上部余白に供覧印(様式第3号)を押印し、供覧すること。供覧の順序その他の内容は、校長の決めるところによる。

(3) 親展文書等は、開封しないで名あて人に配布すること。

(4) 書留及び電報は、必要に応じて第1号及び第2号の例により取り扱うこと。

(5) 個人あて文書は、開封しないでそのまま名あて人に配付すること。

(配付)

第6条 収受手続の済んだ文書は、校長の指示を受けて担当者に配付されなければならない。配付は原則として教頭が行う。

2 文書の配付を受けた担当者は、責任をもってその処理に当たらなければならない。

(起案・審査及び決裁)

第7条 校内で作成し、外部に発送する文書は、以下の方法により処理する。

(1) 教育委員会等の公的機関に提出する文書は簡易起案用紙(様式第4号)に処理案を起案し、決裁を受けなければならない。

(2) 各種のたより等、児童生徒に対する直接の教育活動の一環として外部に出す文書は、事前に教頭の審査を経た後、校長の承認を得なければならない。

(浄書)

第8条 決裁を受けた文書で浄書を要するものは、起案者が浄書しなければならない。

2 浄書した文書は、教頭・文書取扱者を経て提出しなければならない。

(文書の発信者名)

第9条 文書の発信者名は、原則として校長名を用いるものとする。

(文書の記号及び番号)

第10条 文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書の場合は、この限りでない。

(1) 文書には、学校名の略称文字及び文書収発簿により番号を付すこと。

(2) 秘密を要する文書は、学校名の略称文字の右に「秘」の字を記入し、親展秘文書簿により番号を付すこと。

(文書の日付)

第11条 文書の日付は、原則として発送の日とする。

(公印の使用)

第12条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、届出、報告等の軽易な文書については、この限りでない。

(親展文書)

第13条 親展文書は、「親展」の表示をしなければならない。

(文書の整理保管)

第14条 文書は、別表の定めるところにより整理し、保管しなければならない。

(文書の保存)

第15条 文書は、年度ごとに整理し、保存しなければならない。

2 文書の保存年数は、別表に定めるところによる。

3 文書の保存期間は、当該文書の処理が完結した年度の翌年度の4月1日から起算する。

4 保存期間が満了した文書で校長が更に保存する必要があると認めるものは、保存期間を延長することができる。

(文書の廃棄)

第16条 保存期間が満了した文書は、校長の決裁を受け、適切な方法で廃棄しなければならない。

2 法定表簿については、保存文書廃棄簿(様式第5号)に記入する。

(幼稚園の文書事務)

第17条 幼稚園における文書の取扱いについては、この要領に準じて処理するものとする。

(その他)

第18条 この要領に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が定める。

附 則

この要領は、平成17年4月1日から施行する。

別表(第14条、第15条関係)

文書分類一覧表(大分類・中分類)

分類

中分類

備考

経営 0

総括

1

 

組織

2

 

運営

3

 

行事

4

 

渉外

5

 

19

 

庶務 1

総括

1

 

文書

2

 

公印

3

 

調査統計

4

 

就学援助

5

 

諸証明

6

 

19

 

教務 2

総括

1

 

教務

2

 

学籍

3

 

卒業

4

 

教科書

5

 

行事

6

 

教科等指導

7

 

生徒指導

8

 

進学指導

9

 

研修

10

 

図書

11

 

奨学金

12

 

19

 

保健 3

総括

1

 

児童・生徒健康管理

2

 

日本スポーツ振興センター

3

 

19

 

給食 4

総括

1

 

給食

2

 

19

 

人事 5

総括

1

 

任免

2

 

服務

3

 

給与

4

 

所得税

5

 

旅費

6

 

19

 

福利厚生 6

総括

1

 

福利厚生

2

 

職員健康管理

3

 

公務災害

4

 

19

 

経理 7

総括

1

 

市町村費

2

 

学校徴収金

3

 

給食費

4

 

PTA

5

 

学年会計

6

 

19

 

管財 8

総括

1

 

施設

2

 

備品

3

 

保安

4

 

事故報告

5

 

19

 

1 文書分類は、大分類を9部門に分類した。

2 例規・雑は、大分類ごと設ける。ただし、中分類により、分冊を設けてよい。

3 保存年数欄に、「永」とあるものは、永久保存

4 備考欄に、「継続」とあるものは、毎年継続して使用する。

 

 

 

 

 

大分類

0 経営

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(経営)

学校に関する法律、学則通達等で事務処理の基準となるべき文書(中分類により分冊可)

継続

1

学校沿革誌

 

継続

2

校内規程

校内規約、規程

5

継続

3

関係団体規約

教育会館、教育研究会、学生協、教育センター等

5

継続

2 組織

1

職員名簿

職員調

5

 

2

校務分掌表

 

1

 

3

学級編成表

 

5

 

4

防災

防災、消防計画、防火管理者届、防災緊急連絡網

5

 

5

児童・生徒名簿

学年、学級等

5

 

6

外郭団体規約

PTA、後援会、同窓会等の理事以上の名簿

5

 

3 運営

1

学校経営書

学校経営書、要覧

3

 

2

学校日誌

 

5

 

3

事務引継書

校長及び職員の事務引継書、校長事務引継完了届

5

 

4

定期監査・検査

監査計画書、執行通知、監査調書、資料、監査結果

5

継続

5

会議録

職員会議、及び企画(運営)、就学指導、給食、保健、生徒指導、委員会等補助機関としておく委員会の記録

3

 

4 行事

1

学校訪問

市町村教育委員会、事務所等(管理、指導)

1

 

2

行事届

授業日変更届、休業届、年間行事予定表、実施届計画書

1

 

3

式典

創立記念式典、竣工式等

5

継続

5 渉外

1

PTA

県、郡、市町村PTA・校内

3

 

2

社会教育

家庭教育学級、父親学級、ふるさと学級

3

 

3

青少年健全育成

 

3

 

4

教育会館

 

1

 

5

教育研究会

 

1

 

6

小・中体連

 

1

 

7

その他各種団体

 

1

 

19 雑

99

雑(経営)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

1 庶務

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(庶務)

庶務に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 文書

1

文書の手引書

文書の手引書、処理通知

5

継続

2

公文書開示

 

5

 

3

文書収発簿

 

1

 

4

保存文書廃棄簿

 

1

 

3 調査

1

学校基本調査

学校基本調査(学校調査、卒業後の状況調査)

5

 

2

地方教育費調査

 

5

 

3

指定統計

学校教員統計

学校保健統計調査、学校設備調査

5

 

4

その他の調査統計

学校沿革調査

保護者が支出した教育費調査

5

 

5

調査統計資料

説明書、調査資料

1

 

4 就学援助

1

就学援助等の手引書

就学援助、就学奨励の手引書、処理通知

5

継続

2

要・準用保護世帯票

 

5

継続

3

就学援助

校外活動・給食実績報告書、校外活動会計証拠書類、医療券交付申請書、認定者名簿

5

 

4

就学援助支給明細書

支給明細書、支給決定通知書、領収書、委任状

5

 

5

特学奨励

校外活動・給食実績報告書、その他申請書、認定者名簿

5

 

6

特学奨励支給明細書

支給明細書、支給決定通知書、領収書、委任状

5

 

5 証明

1

職員諸証明

在職証明書

1

 

2

通学証明書

児童・生徒通学証明書

1

 

3

児童・生徒諸証明

在学証明書、卒業証明書、成績証明書

1

 

4

児童・生徒身分証明書

身分証明書発行台帳、再交付願

1

 

5

学割

交付願

1

 

19 雑

99

雑(庶務)

内容が軽易であり、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

2 教務

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(教務)

教務に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 教務

1

教務の手引書

処理通知、手引書、記入要領

5

継続

2

教育課程

年間授業計画表、教育課程編成表、授業時数表、日課表

5

 

3

指導計画書

年間指導計画、学年学級経営案

5

 

4

成績一覧表

学期、年度成績一覧表

5

 

5

教育実習

 

1

 

6

1日入学

新入学児童生徒の1日入学説明会の実施要領、説明資料等

1

 

7

受賞者名簿

 

5

 

8

役員名簿

学級委員、児童会、生徒会

1

 

9

教務・各教科等諸調査

教務・各教科領域調査・報告

教科等実態調査、特殊学級経営調査、教育工学に関する調査

1

 

3 学籍

1

学籍関係手引書

出席簿取扱要領、児童・生徒指導要録の記入要領、処理通知

5

継続

2

指導要録

児童・生徒指導要録(学籍に関する記録)、その写(抄本)

20

 

児童・生徒指導要録(指導に関する記録)、その写(抄本)

5

3

指導要録抄本

小学校―幼稚園分

6

児童生徒在学期間

中学校―小学校分

3

4

出席簿

 

5

 

5

入学者名簿

入学者名簿、学齢児童・生徒の転出入通知書

5

 

6

就学事務

就学事務に関する往復文書、出席督促、卒業児童・生徒報告、住所変更、保護者の変更に関する文書

5

 

7

転出入学通知書

転出入学関係書類、区域外就学、海外転出入学関係書類、その他児童・生徒の転出入に関する文書

5

 

8

学籍関係報告・調査

月例報告等

5

 

4 卒業

1

卒業証書授与台帳

卒業証書発行控(卒業生名簿)

継続

2

卒業記念目録

 

5

継続

3

卒業アルバム

 

 

5 教科書

1

教科書関係手引書

教科書採択事務取扱要領、処理通知

5

継続

2

無償給与

教科用図書納入指示書、同受領証、同受領報告書控、同受領証明書控、給与証明書控、給与児童生徒名簿、教科用図書配当表、教科書需要票

5

 

3

準教科書

準教科書使用承認書、副読本等使用届

5

 

6 行事

1

儀式的行事

入学式、卒業式等儀式行事の計画書、案内状、名簿

1

 

2

遠足集団宿泊的行事

遠足・修学旅行等の計画書、届及び往復文書、保護者への文書、しおり

1

 

3

学芸的行事

学芸的行事の計画書、案内状、名簿

1

 

4

健康安全体育的行事

運動会・体育祭等健康安全体育的行事の計画書、案内状、名簿

1

 

5

勤労生産奉仕的行事

勤労生産奉仕的行事の計画書、案内状、名簿

1

 

7 教科等指導

1

教科指導

指導に関する文書、資料

1

 

2

道徳指導

1

 

3

学級指導

1

 

4

児童会・生徒会

1

 

5

クラブ活動

1

 

6

養護教育

1

 

7

人権教育指導

1

 

8

国際理解指導

1

 

9

保健指導

1

 

10

給食指導

1

 

11

視聴覚指導

1

 

12

清掃指導

1

 

13

環境教育指導

1

 

14

生涯学習指導

1

 

15

情報教育指導

1

 

16

部活指導

1

 

17

その他の指導

1

 

8 生徒指導

1

校則、通知

校則、通知文書

5

継続

2

児童生徒個票

児童生徒環境調査、家庭状況調査

3

 

3

児童生徒写真台帳

学年、学級、個人写真台帳

5

 

4

事故報告

児童生徒事故報告

1

 

5

生徒指導報告・調査

生徒指導関係報告・調査

1

 

6

長期休業中指導

長期休業中の注意事項等

1

 

7

通学安全指導

自転車許可、自転車保険、通学路等

1

 

8

教育相談

 

1

 

9

防災指導

 

1

 

10

青少年団体加入参加

ボランティア、ボーイスカウト等活動申請等

1

 

11

会議録

生徒指導連絡協議会、中高連絡協議会、地域連絡協議会

PTA校外補導等

1

 

9 進路指導

1

進路指導の手引書

進路の手引、処理通知

5

 

2

進路指導

学校説明会、職場見学、進路希望

1

 

3

検査・テスト

適性検査、模試、面接

1

 

4

進路調査統計・報告

職安調査等進路関係調査、進路希望調査

1

 

5

就職求人票

会社側求人票

1

 

6

就職調査書

 

1

 

7

進学調査書

 

1

 

8

進学推薦書

 

1

 

9

就職・進学先一覧表

 

1

 

10 研修

1

校内研修

校内研修、研究推進委員会、講師派遣願

3

 

2

研究授業指導案

 

1

 

3

研修資料

 

1

 

4

初任者研修

初任者研修計画書、報告書、関係文書

5

 

5

官制研修

内地留学、官制研修

5

 

11 図書

1

図書管理

図書館(室)の管理運営に関すること、図書選定

5

 

2

図書台帳

 

継続

3

調査統計

利用統計、蔵書状況調査等

5

 

4

図書館活動

利用の手引、読書感想文、読書会、図書だより、図書委員会

1

 

5

図書委員会

児童・生徒図書委員会

1

 

12 奨学金

1

日本育英会

 

5

 

2

静岡県育英会

 

5

 

3

交通遺児育英会

 

5

 

4

奨学金

市町村育英会、その他奨学金

5

 

19 雑

99

雑(教務)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの

(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

3 保健

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(保健)

保健に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 児童・生徒健康管理

1

保健関係手引書

学校保健実務の手引、処理通知

5

継続

2

学校医執務記録簿

 

5

 

3

保健日誌

 

5

 

4

児童生徒健康診断票

 

5

 

5

健康管理

年間計画及び報告書、日程(予防接種、レントゲン、健康診断)

1

 

6

児童生徒健康管理票

既往症、アレルギー、保険証写し等個人記録

3

 

7

出席停止

児童生徒出席停止

5

 

8

就学時健康診断

 

3

 

9

諸検査結果・記録

諸検査結果(体格、疾病、尿、ぎょう虫、心電図等)

5

 

10

学校保健委員会

 

5

 

11

薬品管理簿

 

1

 

12

保健関係調査・報告

 

5

 

13

プール管理日誌

 

1

 

3 日本スポーツ振興センター

1

センター手引書

センター事務の手引、処理通知

5

継続

2

災害報告書

災害報告書、支払通知書、領収書

5

 

 

 

 

 

 

19 雑

99

雑(保健)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

4 給食

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(給食)

給食に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

継続

2 給食

1

給食関係手引書

給食事務の手引書、処理通知

5

継続

2

給食施設設備台帳

 

継続

3

給食日誌

検食日誌、給食日誌

5

 

4

栄養日誌

献立表、日計表、栄養計算等

1

 

5

給食管理

年間計画、実施計画書

1

 

6

契約書・申請書

物資売買契約書、牛乳事務委託契約承認申請

供給申請書(米穀・小麦粉・脱脂粉乳)

5

 

7

給食関係調査・報告

給食関係調査統計

5

 

8

衛生管理

保菌検査、細菌検査、日常点検

5

 

19 雑

99

雑(給食)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

5 人事

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(人事)

人事に関する法律、条例、規則、通達等事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 任免

1

人事内申

意見具申、主任報告書、臨時任用関係書類、等人事内申関係書類

5

 

2

辞令写

 

継続

3

履歴書

 

継続

4

旧職員履歴書

 

継続

5

免許

免許状申請書、免許教科外申請書、臨時免許状申請書

5

 

6

人事データ手引書

人事事務処理システムデータ作成の手引、コード表

5

継続

7

人事データ

データ表

1

 

8

表彰・叙勲

叙勲、功積調書等

継続

9

諸届(願)

着任届、履歴事項等変更届、出張届等

1

 

10

職員事故報告

 

5

 

11

異動書類送付書

 

1

 

3 服務

1

勤務時間の割振

勤務時間の割振承認申請書、勤務時間の割振実施届

一斉休憩除外許可申請書

5

 

2

出勤簿

 

5

 

3

週休日の指定簿

週休日の指定簿、変更簿

2

 

4

復命書

 

5

 

5

休職・復職

休職・復職等に関する願い、内申報告

5

 

6

育児休業

 

5

 

7

時間外・休日勤務命令簿

 

5

 

8

年次有給休暇簿

 

5

 

9

特別休暇承認願

 

5

 

10

義務免

義務免、リフレッシュ

5

 

11

研修

 

5

 

4 給与

1

給与関係手引書

認定事務の手引、給与コード表、給与関係事務処理要領

給与関係等運用通知集、児童手当手引書、処理通知

5

継続

2

給与改正

 

5

 

3

給与個票

 

 

 

4

給与支給明細書

 

5

 

5

給与減額整理簿

 

5

 

6

人事給与個人別明細書

 

5

 

7

昇給

普通昇給調書、特別昇給調書、昇給関係文書

昇給決定通知書、給与切替調書、復元調書

5

 

8

給料の調整額

 

5

 

9

扶養手当

扶養親族届、認定簿、証拠書類、確認資料

5

継続

10

通勤手当

通勤届、認定簿、非課税限度額届、確認資料

5

継続

11

住居手当

住居届、認定簿、証拠書類、確認資料

 

継続

12

特殊勤務手当

多学年担当手当支給者認定申請書、特殊勤務実績簿、大会要領

5

 

13

管理職特別勤務手当

 

5

 

14

へき地手当

 

5

 

15

単身赴任届

単身赴任届、証拠書類、通勤距離・交通距離等調査表

5

 

16

寒冷地手当

 

5

 

17

初任者研修勤実績簿

勤務実績簿、給与計算書、非常勤講師任用給与簿、関係文書

5

 

18

退職手当

退職手当請求書、決定通知書

5

 

19

児童手当

児童手当認定請求書、児童手当受給者台帳

5

継続

20

給与振込関係

給与振込申出書、校内控除書類、総合振込依頼書

5

 

21

義務教育費決算資料

 

5

 

22

教員給与実態調査

 

5

 

23

給与関係報告・調査

 

5

 

24

電算入力資料

電算入力資料、家族データ、期末勤勉手当異率報告書等

1

 

5 所得税

1

所得税

所得税関係

年末調整照合資料、非常勤講師の年末調整に関する書類

5

 

2

扶養控除申告書

扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書

5

 

3

保険料控除申告書

保険料控除申告書、住宅所得等特別控除申告書

5

 

4

県・市町村民税

県・市町村民税に係る特別徴収義務者通知書、異動届出書、住民税変更通知書

5

 

6 旅費

1

旅費の手引書

旅費の手引、速算表、運賃表、処理通知

5

継続

2

旅費予算照査簿

予算照査簿、予算配当書、予算経理状況調

5

 

3

旅行命令兼旅費請求書

請求書、証拠書類(旅費実費証明書)、委任状

5

 

4

旅費報告・調査

旅費支出額調、旅費所要額調

1

 

5

旅費資料

会合開催文書等、自家用車の公務使用関係、先方負担県外出張資料、旅費の口座振込等

1

 

19 雑

99

雑(旅費)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

6 福利厚生

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(福利厚生)

福利厚生、災害補償に関する法律、条例、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 福利厚生

1

福利厚生の手引書

共済事務の手引、互助組合給付請求書の記入例、互助組合事務連絡会のしおり、処理通知

5

継続

2

組合員短期原票

組合員短期原票、組合員台帳

5

継続

3

共済・互助貸付金内訳書

 

5

 

4

共済・互助請求給付

共済・互助給付金決定兼送金通知書、給付請求書控・口座登録申出書

5

 

5

共済・互助諸届

共済・互助諸届、組合員証の検認関係書類

2

 

6

共済・互助貸付

共済・互助貸付金申込書控、貸付決定通知書

1

 

7

退職年金

共済・互助退職関係書類

3

 

8

財形貯蓄

一般財形・財形住宅・財形年金控除預入、控除額変更申込書等

5

継続

9

ファミリー年金

 

1

 

10

社会保険

健康保険、厚生年金、雇用保険

5

 

3 職員健康管理

1

職員健康管理

健康診断記録簿、生活習慣病検診、人間ドック、指定年齢検診

5

 

2

労働安全衛生委員会

規約、記録簿、採光、照度等に関する文書

5

 

4 公務災害

1

公務災害の手引書

公務災害等請求の手引、処理通知

5

継続

2

公務災害

通勤災害を含む

5

 

19 雑

99

雑(福利厚生)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

 

 

 

 

 

大分類

7 経理

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(経理)

経理に関する条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 市町村費

1

市町村会計手引書

会計手引書、処理通知

5

 

2

予算書・決算書

予算書・補正予算配当書、決算書

5

 

3

契約書

リース契約書等

5

 

4

予算執行

支出伝票、歳出執行状況表、予算差引き

5

 

5

物品購入伺(支出調書)

支出に関する稟議書(支出調書)、校内稟議書

5

 

6

補助金

市町村補助金、通学費

5

 

7

交付金

 

5

 

8

郵券受払簿

 

1

 

9

公用車

公用車使用簿、日報、保険、日常点検簿等

1

 

10

予算要求書

予算要求調書、補正予算調書、見積書、資料、予算編成方針

5

 

3 学校徴収金

1

学校徴収金手引書

手引書、処理通知

5

継続

2

契約書

金融機関との契約書

5

 

3

口座振替依頼書

 

 

 

4

徴収台帳

振替金明細書、振替金計画書

5

 

4 給食費

1

予算書・決算書

 

5

 

2

現金出納簿

 

 

 

3

収入調書

 

5

 

4

支出調書(領収書)

 

5

 

5

給食会計の手引

 

5

 

5 PTA

1

予算書・決算書

 

5

 

2

現金出納簿

 

5

 

3

収入調書

 

5

 

4

支出調書(領収書)

 

5

 

5

PTA会計の手引

 

5

 

6 学年会計

1

現金出納簿

 

5

 

2

収入調書

 

5

 

3

支出調書(領収書)

予算書・決算書(会計報告)

5

 

19 雑

99

雑(経理)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

以下学年会計に準ずる

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類

8 管財

分類番号

小分類項目

説明

保存年数

備考

中分類

小分類

1 総括

0

例規(管財)

管財に関する法律、条例、通達で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

継続

2 施設

1

施設台帳

校舎・体育館等設計図

継続

2

校舎建設関係

陳情書、建設資料

5

 

3

施設設備貸与簿

貸与簿、許可申請書

1

 

4

校内安全点検簿

 

1

 

3 備品

1

備品管理の手引書

備品管理事務の手引、処理通知

5

継続

2

備品台帳

備品台帳

5

継続

3

理科教育等設備台帳

 

5

継続

4

廃棄

不用品処理簿、備品廃棄届

5

 

5

寄附採納

寄附台帳、寄附申込書

5

 

6

保管転換

 

5

 

7

備品貸与簿

 

1

 

8

備品確認資料

備品点検分現有備品一覧表、年度末現有備品・廃棄備品一覧表

1

 

4 保安

1

学校警備

保守、点検書類、台帳

3

 

2

ボイラー

保守、点検書類、台帳

3

 

3

消防防災

消防設備、ガス、油、危険物の取扱検査書類、台帳

3

 

4

電気工作物

保守、点検、台帳

3

 

5

水質検査

受水槽、高架水槽、貯水槽、水道、プール

3

 

6

浄化槽

保守、点検書類、台帳

3

 

7

プール浄化装置

3

 

8

非常通報装置

3

 

9

その他の保安

遊具、散水設備、パソコン、エレベーター等 〃

3

 

5 事故報告

1

事故報告

学校災害報告、盗難届、亡失届

1

 

19 雑

99

雑(管財)

内容が軽易であり、かつ、他に分類できないもの(中分類により分冊可)

1

 

 

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西伊豆町立小中学校文書取扱要領

平成17年4月1日 教育委員会要領第4号

(平成17年4月1日施行)